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对职能制组织结构再造的几点思考

对职能制组织结构再造的几点思考

更新时间:2011-07-14 12:22:00    字体:   |  | 

摘要:职能制组织结构存在内部交易成本较高、分工过细、组织结构臃肿等问题,阻碍企业发展。企业可以运用业务流程再造理论,以顾客需求为导向,充分利用信息技术,以流程团队为基本单元,实现组织结构再造。


关键词:企业;组织结构;职能制;业务流程再造


  组织结构再造是业务流程再造的核心之一。业务流程再造就是要通过组织和管理模式上的变革将被职能割裂的流程重新连接起来,使其成为一个连续的流程,通过对流程的整合与优化,实现对顾客服务、企业运行成本和效率的全面优化。业务流程再造突破了传统的劳动分工理论,强调以“流程导向”取代原有的“职能导向”,重新构建企业组织结构和管理模式。运用业务流程再造理论对职能制组织结构模式进行彻底改造,是实现流程优化的基础,也是企业实现战略目标和构造核心竞争力的载体。
  一、职能制组织结构存在的问题
  现行企业组织结构大多数是以世纪亚当·斯密的“劳动分工原理”和世纪泰勒的“制度化管理”为理论依据的,将企业管理划分成许多细致的职能部门。
  为了能保持对专业化分工后的职能部门进行有效管理、协调和控制,企业组织实行等级制结构。∞在工业化初期,市场环境比较稳定,产品供不应求,员工素质不高,企业能够以规模经济取胜的情况下,职能制组织借助于分工所带来的专业化优势来赢得整个部门的效率,因此是有效的。但随着信息时代的到来,职能制组织结构显得越来越僵硬,越来越不适应,主要表现在以下几个方面:
  分工过细,内部交易成本较高。在金字塔组织结构中,部门或工序是按照职能划分的。企业的一个完整的业务活动要经过若干个部门或工序才能完成,运作时间长。在每个部门或工序内部,我们且认为其活动都是“增值”的,但部门或工序之间对业务活动信息沟通、传递、核查、等待、质疑是“非增值的”,甚至是“减值的”。从经济学的角度来看,企业分工越细,业务活动流经的部门或工序就越多,运作时间就越长,其内部交易成本就越高。
  分工过细,还造成组织机构臃肿、人浮于事和相互推诿现象,这也会造成经营流程运作成本较高。
  缺乏专一部门负责整个业务增值活动,无人负责整个经营流程。各部门按专业职能划分,每个部门犹如“铁路警察”,各管一段,结果是各部门只关心本部门的工作。“顾客就是上帝”只是营销人员的信条,企业的其它员工并不管新生产的产品或提供的服务是否能真正满足顾客的需求。对于战略性的工作任务,往往易犯“只见树木不见林”的错误,过分注重本部门业绩,而忽视从全局的角度来考虑问题。即使每个部门的活动从局部上看是有意义的,但从企业价值链整体上看却不见得都是有意义的。
  信息传递渠道较长。在金字塔型组织结构中,其纵向层次众多,横向部门林立,使得命令链和信息渠道太长。这种状况造成三个不良后果:一是信息传递速度慢,并且容易失真,使得高层的决策难以得以快速、切实执行;二是在快速多变的市场竞争环境中,难以对客户的需求做出及时、准确的反应;三是一线员工的创造力得不到及时和充分的认可和激励。企业经营活动的这种迟缓的运作状态最终将导致企业竞争力的下降。
  对外部环境反应迟钝。由于企业内部分工过细,业务流程趋于复杂,高级管理层被排除在业务流程的第一线之外。当企业需要变革时,往往没有人能洞察先机,即使有人先知先觉,也会因其职权范围的限制而放弃变革。这样,原有业务流程和组织结构的弹性极为有限,使企业逐渐失去对环境变化(特别是对顾客需求变化)反应的灵敏性。
  不利于员工积极性的调动。传统的组织结构不利于员工进行职业生涯设计和发展,主要表现在两个方面:一是精细的分工使得员工长期从事某一单一操作,对其他岗位的知识和技能一无所知,不符合员工知识技能增加的需求。也会使员工因工作单调而缺乏积极性、主动性、责任感,致使工作和服务质量下降。二是金字塔型组织结构中的层级制会大大束缚员工的创造性和主动性,不利于学习型组织、工作团队的形成。
  二、职能制组织结构再造的主要措施
  坚持以顾客需求为导向,构建新的组织结构。顾客的需要对于企业生存与发展的决定作用是不言而喻的,并已引起了绝大多数企业的关注。由于我国经济的市场化时间尚短,顾客导向虽然在绝大多数企业获得了共识,但尚未渗透、固化到企业的所有业务流程当中。在组织结构上,传统的职能制组织结构由不同的职能部门组成,人们被招聘到这些专业化的职能部门工作,每个部门只负责完成整体工作的一部分,然后移交给流程链条上的下一部门继续处理。这种按职能分工的业务组织方式,极易产生组织的等级结构,从而导致了纵向的业务流程、使得组织关注的中心被导向“上级”和“老板”,而不是顾客,而对于横向的流程缺乏统一的控制和协调。因此,企业在进行业务流程再造时,一定要注意坚持以顾客需求为导向,从根本上改变传统的职能制思维方法,以顾客为中心来设计组织结构。
  充分利用信息技术,改造组织结构。业务流程再造的技术基础是信息技术,失去了信息技术的保证,业务流程再造无疑就成了“空中楼阁”。企业在进行业务流程再造时,一定要注意充分利用信息技术,以其为依托,进行组织创新。现在,我国一些企业已经或正在引入现代信息技术,但从实践上看,许多企业只是将技术用在了原来的业务流程上,而不是利用信息技术来辅助进行组织创新,重组业务流程。许多企业大量购置先进的计算机设备,结果不是因为缺乏人才而不能物尽其用,就是用来自动化处理原有的工作任务,而没有用来改变公司的业务流程。结果。局部的效率确实提高了,企业整体效率并未有多大改善,甚至带来了高昂的成本。因此,企业在进行业务流程再造时,要结合组织变革,充分利用信息技术,达到降低成本的目的。
以流程团队为基本构成单元,改造组织结构。以流程为中心的流程团队制为主的企业组织结构由不同的流程构成,流程团队具有以下特征:一是流程团队独立性强。流程团队的独立性,一方面表现在流程团队具有自我管理、自我决策、自我构造的权力,另一方面表现在它所实现的功能比较完整。二是流程团队的凝聚力高。具体表现在:群体成员归宿感强;愿意主动承担群体工作中的相关责任,注重维护群体和荣誉;成员之间信息沟通快,互相了解比较深刻,关系和谐;群体内具有民主气氛,群体成员具有协作精神,群体士气高。三是流程团队具有持续学习的精神。流程团队的持续学习,能保证团队成员的结构优化和团队本身的自我整合能力。流程团队能为员工的持续学习提供良好的氛围。流程团队的以上特征完全符合企业进行业务流程再造的需要,从而能够有效地保障业务流程再造取得预期的成果。
  三、职能制组织结构的发展趋势
  扁平化趋势。企业组织变革的扁平化趋势是指企业组织形态随着管理层次的削减、管理幅度的增大,从金字塔形向圆筒形转变的倾向。传统的企业组织通常是在直线结构基础上建立起来的,强调统一指挥、统一管理的重要性,所以,其通常会形成并建立一套等级森严的层级组织体系。尤其是当企业规模不断扩大时,层级体系中的中间管理层就会发生几何级数般的连续扩充,从而形成臃肿的企业管理形态,这一点也是传统企业最

  

显著的特征之一。而组织结构扁平化强调的则是通过对管理人员管理幅度的增加来尽可能削减企业的中间管理层,从而确保各种信息在企业内部快速而准确的传递。
  柔性化趋势。企业组织的柔性化是指通过对一些临时性的、以任务为导向的团队式组织的建立来取代原先组织中所设置的那些固定的或正式的组织结构,从而增强企业的灵活性。组织结构柔性化的最主要目的是通过对企业资源的有效配置和充分利用来增强企业对动态、快速变化的外部环境的适应能力。其主要特征可体现在两个方面:其一,组织结构柔性化是集权与分权的内在统一。集权与分权是企业权力分配形式中的两个极端形式,所以,需将两者结合使用。而将集权与分权问题相统一的关键则是上下级之间通过一些直接的或间接的交流沟通渠道,实现信息上的及时沟通、权限的及时调整,从而保证企业战略目标与各项具体活动间形成有机的连接关系。对于这一点,柔性化的组织结构能很好地通过对非正式组织形式的利用来实现建立在分权基础上的必要集中。其二,组织结构柔性化是稳定与变革的内在统一。通过实现正式组织与非正式组织、职能部门与项目小组的并存,来达到企业建立在稳定基础上的灵活性与求变性。
  网络化趋势。所谓组织变革网络化趋势,是指企业只保留规模较小但具有核心竞争能力的研究部门,而依靠其它组织以合同为基础进行其它业务形成的组织形式。自世纪年代以来随着技术与通讯的发展和市场激烈竞争的深入,企业必须在最短时间内以最有效的方式生产出最能满足顾客需要的产品,网络化的组织结构以其合作方式的灵活性、合作内容的高技术性和合作范围的广泛性满足了企业的需要。企业组织结构的网络化主要体现在如下几个方面:一是企业形式的网络化。企业通过联盟等方式形成新的利益共同体,可以使众多企业之间的联系日益紧密,构成企业组织形式的网络化。二是经营方式网络化。企业通过发展连锁经营和商务代理等业务形成庞大的销售网络体系,使得企业的营销体系呈现网络化的特征。三是内部组织的网络化。随着企业组织构架的日益扁平,管理层次跨度加大,执行层机构增多,执行机构与决策层之间可以建立直接的联系,横向联络也在不断增加,使得企业内部组织形成网络化的结构。四是信息传递的网络化。随着计算机网络技术的蓬勃发展和在企业中的广泛应用,企业信息传递和人际沟通已逐步实现数字化和网络化。企业信息网络的建立促进了信息的流通,使得每个企业成员都可以了解、掌握企业的全局状况,高层人员与基层人员的沟通更加容易,中层的功能逐渐淡化,中层管理人员逐渐退出管理领域。企业高层领导的决策也由管理人员向设计人员转变,以设计出灵活多变、充满活力的组织体系。


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