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浅析会计电算化的内部控制制度

浅析会计电算化的内部控制制度

更新时间:2011-08-01 14:03:46    字体:   |  | 
  摘要:随着科学技术的发展,计算机数据处理技术在会计领域已得到了广泛应用。企业在建立了会计电算化系统后,会计基本上从单纯的手工记账、算账、报账中解脱出来,会计核算的准确性和可靠性得到了很大提高,但是,它也为企业内部控制带来了新的问题和挑战。本文主要分析了会计电算化对内部控制的影响及由此产生的问题,并在此基础上探讨了电算化系统下内部控制的应对措施。
  关键词:会计;电算化系统;内部控制
  
  会计电算化是会计工作的发展趋势,已有十几年的发展历史。它由简单的数值计算发展到全面数值核算,进而到具有人工智能的会计管理信息系统阶段,它使会计人员从繁重的手工核算报表中解脱出来,提高了会计信息的及时性、正确性与全面性。但在会计电算化进一步向深层次发展,给企业带来巨大效益的同时,也给企业的内部控制带来更严峻的考验。笔者就会计电算化系统的应用对内部控制制度的影响以及如何完善会计电算化内部控制制度作一些浅析。
  
  一、会计电算化系统内部控制制度的内容
  
  1.会计电算化信息系统的控制内容及形式与手工会计系统存在差异。在传统的手工系统下,控制的内容主要针对经济事项本身的交易,对于一项经济业务的每个环节都要经过某些具有相应权限人员的审核和签章,控制的方式主要是通过人员的职务相分离,职权不相容的内部牵制制度来实现的。而在电算化系统下,业务处理全部以电算化系统为主,出现了计算机的安全及维护、系统管理及操作员的制度职责、计算机病毒防治等新内容。
  2.内部控制的对象发生了变化。在电算化系统下,由于会计信息的核算及处理的主体发生了变化,控制的对象也发生了变化。控制对象原来为会计处理程序及会计工作的相容性等,会计资料由不同的责任人分别记录在凭证账簿上以备查验,是以对人的控制为主;而在电算化系统下,会计数据一般集中由计算机数据处理部门进行处理,而财务人员往往只负责原始数据的收集、审核和编码,并对计算机输出的各种会计报表进行分析。这样,内控对象转变为对人与计算机二者为主。
  3.控制的实现方式发生了变化。手工会计系统的内部控制以人工控制实现。电算化会计系统的内部控制则具有人工控制与程序控制相结合的特点。电算化系统许多应用程序中包含了内部控制功能,这些程序化的内部控制的有效性取决于应用程序。如程序发生差错,由于人们对程序的依赖性以及程序运行的重复性,增加了差错反复发生的可能性,使得失效控制长期不被发现,从而使系统在特定方面发生错误或违规行为的可能性加大。
  4.会计电算化信息系统缺乏交易处理痕迹。手工会计系统中严格的凭证制度,在会计电算化系统中逐渐减少或消失,凭证所起到的控制功能弱化,使部分交易几乎没有“痕迹”,给控制带来一定的难度。
  5.会计电算化信息系统中会计信息存储电磁化。电算化系统下,原先会计业务处理过程的凭证、汇总表、分类表等书面档案资料被计算机自动生成的会计信息以电磁信号的形式存储在磁性介质中(如光盘、硬盘等),是肉眼不可见的,很容易被删除或篡改而不会留下痕迹;另外,电磁介质易受损坏,加大了会计信息丢失或毁坏的危险。
  6.网络的迅猛发展及其在财务中的进一步应用带来了许多新问题。网络技术无疑是目前IT发展的方向,电算化会计信息系统也不可避免受到其深远的影响,特别是Internet在财务软件中的应用对电算化会计信息系统的影响将是革命性的。
  
  二、会计电算化对企业内部控制制度的影响
  
  1.交易授权、执行等内部控制方法改变。由单一的人工控制转为程序控制和人工控制相结合。在手工会计系统中 ,对于一项经济业务的每个环节都要经过某些具有相应权限人员的签章,内部控制的方式主要是人员的内部牵制制度。会计电算化后,会计帐务的集中化处理,使会计部门传统的内部控制措施如编制科目汇总表、凭证汇总表,试算平衡的检查,总账、明细账的核对等自然而然地消失了。取而代之的是计算机内部控制措施,如凭证借贷平衡校验,余额发生额平衡检查。随着远程通讯技术的发展,会计信息的网上实时处理成为可能,业务事项可以在远离企业的某个终端机上瞬间完成数据处理工作。
  2.内部控制的程序化使得内部控制具有长期的依赖性并增加了差错反复发生的可能性。电算化系统中内部控制具有人工控制与程序控制相结合的特点。电算化系统许多应用程序中包含了内部控制功能,这些程序化的内部控制的有效性取决于应用程序,如程序发生差错或不起作用,由于人们依赖性以及程序运行的重复性,使得失效控制长期不被发现,
  3.无纸化作业使会计信息系统缺乏交易痕迹,由对人的控制为主转变为对人、机控制为主,也就是内部控制的对象发生变化。 手工会计系统中,内部控制的对象主要是会计对象、工作情况、信息处理方法和处理程序等严格的凭证制度。企业的经济业务发生均记录于纸张之上,并按会计数据处理的不同过程分为原始凭证、记账凭证。会计电算化后,会计凭证转变为以文件、记录形式储存在磁性介质上,使会计核算无纸化,修改数据不留痕迹。
  4.控制的范围扩大。传统的内部控制主要针对交易处理,而电算化系统下,由于系统建立和运行的复杂性,内部控制的范围相应扩大,包含了传统手工系统所没有的控制,如网络系统安全的控制、系统权限的控制、修改程序的控制等。
  5.电算化会计信息系统中会计信息存储电磁化,加大了控制舞弊、犯罪的难度
  手工会计系统中,会出现由于会计人员的粗心大意、疲劳或处理环节过多等而产生的无意错误。会计电算化后,输入数据正确、计算机程序正确和设备正常运转三者具备才能保证财务信息的准确性,如果上述的任何一方出现差错,就会使处理结果错误。而且 电算化系统下会计信息以电磁信号的形式存储在磁性介质中,是肉眼不可见的,很容易被删除或篡改而不会留下痕迹;另外,电磁介质易受损坏,所以会计信息也存在丢失或毁坏的危险,因此,计算机犯罪具有很大的隐蔽性和危害性,电算化 会 计 系统中发现计算机舞弊和犯罪的难度较之手工会计系统更大。

  三、会计电算化 存在的主要问题
  
  1.电算化系统下的会计及电算化岗位的职能权限问题。操作权限控制是一种基本的内控手段,在电算化环境下,会计业务处理大部分由计算机操作,人为控制减少,削弱了会计审核功能。有些单位的各岗位操作权限制度没有真正落实到位,有的操作员可以以不同的身份进入系统操作,使分工控制名存实亡。
  2.会计人员因主观原因或技术因素造成非法操作或操作失误。这是会计电算化内部控制中的主要任务,因其系统的程序、数据、文件等很容易被仿造、复制和修改,而不会留任何痕迹,所以某些人员为了达到个人目的,利用职务之便或不按操作规程进行非法操作,如通过冒名顶替、盗取密码等手段来非法改动、销毁会计资料,给单位造成严重损失。
  3.会计软件的安全性及保密性问题。现有的软件系统在设计、开发阶段普遍存在重功能轻安全的现象,以至软件投入运行后存在着安全隐患,如数据库呈开放状态、易于打开等。电脑的系统数据和会计信息资料有面临被不留痕迹的浏览、修改的风险,而现在许多单位缺乏操作的记录功能,出现问题后不便于追究责任。
  4.会计资料的备份和保管不及时、不规范,导致财务数据丢失。在会计电算化法规中明确规定,单位应坚持每天双重备份,并分人分处保管。但在实际工作中,有的单位并没有真正落实,也没有及时打印并按规定保管凭证和账簿,致使电脑一旦出现故障或磁性介质损坏时,部分会计资料就会丢失,造成无法挽回的后果。
  5.缺乏专业的系统维护人员。目前,许多会计人员对会计业务熟悉,但对计算机知识缺乏;而系统的维护人员对计算机知识熟悉,但对会计业务不够了解,使得在系统运行中的故障不能及时分析、排除。
  
  四、完善会计电算化内部控制
  
  1、建立全面规范的会计基础管理工作。管理基础主要指有一套比较全面、规范的管理制度和方法,以及较完整的规范化的数据。会计基础工作主要指会计制度是否健全,核算规程是否规范,基础数据是否准确、完整等,这是搞好电算化工作的重要保证。没有很好的基础工作,电算化会计信息系统无法处理无规律、不规范的会计数据,电算化工作的开展将遇到重重困难。
  强化内控管理,提高电算化的科学管理水平是建立现代企业制度的内在要求,也是提高企业竞争能力的重要途径。
  2.加强组织和人员职能控制。
  综上所述,电算化会计的内部控制制度关键是在企业内部建立一个科学的会计乃至管理信息系统或体系,以保证资产安全和会计信息的真实、可靠。本文就电算化会计对内部控制制度的影响及如何完善电算化会计系统下的内部控制制度方面发表本人的一些浅见,相信随着科技的越高深发展,给电算化会计系统提供更广泛的应用外,也给内部控制带来一些新的难题,但只要抓住控制问题的关键所在就能为电算化会计打开一片更广阔的空间,电算化会计的发展就能更能适应时代的要求,发挥更大的作用。对其深入,必将形成新的会计和,而新的会计理论和方法的确立,又将使电算化会计在新的基础上获得进一步完善和发展,也使得电算化会计环境下的内部控制制度不断地调整、改善,真正做到保证会计数据的可靠性和真实性,提高企业的经济效益。

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