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浅谈企业秘书的素质与能力

浅谈企业秘书的素质与能力

更新时间:2011-08-01 15:21:16    字体:   |  | 
  摘要:现代社会的秘书,作为一种专业人才,是随着商品经济的发展和进行社会服务的第三产业的兴起,而日益显示其重要信息服务的社会职能,为社会所大量需要的。在工业发达的西方国家中,秘书是一门很“俏”的职业。本文着重探讨作为现代社会的一名合格的秘书应该具备哪些素质和能力。
  关键词:秘书;素质;能力;专业
  
  一、引言
  
  随着我国的改革开放向深度和广度推进,商品经济日益发达,信息服务的市场扩大,对秘书的需求量也日益增大。可以预测,到下世纪初,随着工业化的现代结构的生成以及我国经济的逐步发展,秘书工作将更受社会的重视。它已不仅仅是一种较高级的职业,而且会成为吸引千万劳动大军的一门新兴行业。企业秘书必须是思想品德上的“马列者”,工作上的“老黄牛”,文字能力上的“作家”,综合素质上的“军师”,办事上的“经纪人” ,思想上的“战略家”。
  
  二、秘书的能力构成
  
  现代企业制度的建立 ,是现代经济高速发展的必须 ,同时也对秘书工作提出更高的标准 ,与传统意义的 “秘书” 相比 ,现代企业要求秘书更是 “全才” ,必须具有科学的预见和广博的知识 ,集多能于一身 ,构建自身的能力结构 ,同时 ,还必须具有高尚的职业道德和良好的心理素质。
  1.具有较高的文化专业素质
  企业文秘人员应具有广博的基础文化知识。(1)是社会科学基础文化知识,如历史、政治、思想史,社会发展史,哲学理论等。在世界经济日趋一体化的今天,企业要生存发展,必然要进入世界市场参于竞争,这就要求文秘人员不仅要了解本国文化,而且要了解国外业务伙伴所属国家的历史变迁和民族文化形成。例如日本企业倡导的是儒家理论,强调职员、公司是一家。而美国企业则更多地倡导开拓、奋斗、竞争精神,强调创新和自我实现。了解本国文化,了解不同国家的历史,准确把握不同国家的特点,对于开展办公室工作有很大帮助,在经济联系日益国际化的今天,这一点更是突出;(2)是自然科学基础文化知识。当代社会的工作与生活离不开自然科学知识,高科技含量的企业生产,以自然科学知识为基础。同时,现代办公设备日益复杂化、高技术化,没有一定的自然科学知识很难学习了解其原理和性能。总之,文秘人员没有一定的自然科学知识,就很难学习掌握办公自动化的新技术,就不能为企业内各部门提供高效率的服务。
  2.具有较强的是表达能力
  表达能力是文秘人员的重要能力之一。汇报工作、接待来客、协调沟通等都要通过表达。文秘人员应当准确、及时、简洁、规范地表达工作情况,准确把握何时该说什么,何时该写什么,说该怎么说,写该怎么写,只有在这些问题上把握适度,才算是真正具备了较强的表达能力。表达能力靠什么?在口头表达中,要靠驾驭语言的能力,靠丰富的词汇量,敏捷的思维,清晰的语言以及语气、手势、表情、体态等。在书面表达中,要靠准确的词汇使用、严谨缜密的思维、得当的文章体式、清新流畅的语言表达等。书面表达的要求就是准确、规范、简捷。随着企业办公自动化水平的提高,对办公室人员的书面表达提出了更高的要求,文秘人员必须学会熟练地在计算机上进行文字处理。四是公关协调能力。通过文秘的公关协调工作使企业与企业之间,企业与公众之间建立良好的合作关系,为本企业提供其他企业的信息,提高企业应变能力。协调就是协调本企业内部上下级、各职能部门之间的和谐关系,并通过我们的工作构建以“和谐”为核心的企业文化,追求人与人之间的和谐,人与自然和社会的和谐,营造一个祥和、互助、奋发向上的企业氛围。由此可见,文秘人员的公关协调能力至少应当包括沟通能力、协调能力、组织能力、辅助决策能力和应变能力。

   3.具有主动性和一定的前瞻能力
  领导交待了什么,自己便干什么;领导没有吩咐,自己就乐得无事。像这样被动地接受领导交办的任务,是远远不够的,一个称职的秘书还要善于“没事找事”。秘书要有灵活的大脑,从行为表征上就是会思考问题、会办事情、会出点子、会应付各种突发事件、会对过失进行补救。这“五会”有着丰富的内涵,每一会都有很高的要求,要当好一个现代的优秀秘书,必须勤恳磨练,不断学习,努力创新,适应时代发展的变化和要求。在领导作出指示前,秘书头脑中就要先有一个工作思路。凡事预则立,不预则废,秘书时刻想到领导的需要,工作走在前面,有前瞻性,及时为领导提供所需情况,主动协助领导做好工作,既能减轻领导的压力,促进领导提高工作成效,也有助于秘书找出差距,提高自身能力。另外,秘书是领导或企业的参谋或军师,是领导或企业的思想库和智囊团。秘书应当发挥顺风耳和千里眼的作用,把平时搜集整理的信息,特别是市场竞争信息、超前预测的方案、调查研究的情况及时、准确地提供给领导或企业,并把超前思考的优良方案提供出来,以便领导或企业及时掌握情况,做出相应的决策和反应。这就要求秘书在完成日常性服务工作的同时,要围绕领导的主管或分管工作,积极深入基层,开展调查研究,掌握一线实情,敏锐地发现问题,提供领导决策参考;广泛阅读报刊,收集信息资料,听取多方意见,获取正反两方面情况,促进领导全面、系统地分析问题,做出科学决策;加强对有关单位完成领导所布置工作情况的督促检查,确保领导的决策落实到位。
  
  三、总结
  
  综上所述,企业秘书必须利用自身优势,发挥自身能力,以周密的思维、严细的作风、勤奋的状态、渊博的学识、出色的才华,履行岗位职责,切实发挥联系左右、协调内外、沟通上下的枢纽作用,为领导和企业辅助好,服务好,为企业奉献青春和才华。
  
  
  参考文献:
  杨士恒 李宏博:秘书与公共关系[J].黄河水利职业技术学院学报,2000,(04).

(来源:文章屋网 www.wzu.com


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