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谈现代企业人力资源管理外包

谈现代企业人力资源管理外包

更新时间:2011-08-01 15:35:39    字体:   |  | 
内容摘要:随着市场竞争的加剧,不确定因素的增多,专注核心业务的发展成为了企业最重要的生存法则之一。为此,越来越多的企业实施人力资源管理外包,从而使企业行为变得更具效率,更富竞争力,以提高企业核心竞争力。本文介绍了现代企业人力资源外包的现状、现实意义、运作流程、注意事项及发展趋势。
关键词:现代企业 人力资源管理 外包

随着科学技术的飞速发展,企业的关键性资源正由资本转为信息、知识和创造力。技术发展的日新月异、知识更新的瞬息万变,使得企业在提高效率、赢得竞争优势方面比以往面临更大的压力。许多传统大公司都在改变传统的做法,将那些由外部力量完成的事情尽量交由“他人”去做。所谓外包(outsourcing),英文直译为“外部资源”,指企业整合利用其外部最优秀的专业化资源,从而达到降低成本、提高效率、充分发挥自身核心竞争力和增强企业对环境的迅速应变能力的一种管理模式。
人力资源管理外包,是指企业为了节省开支或者是因缺乏中高层管理人员等原因,而将人力资源管理的部分或全部职能,包括人力资源规划、制度设计与创新、流程整合、员工满意度调查、薪资调查及方案设计、培训工作、劳动仲裁、员工关系等方面外包给实力更强的专业人力资源管理服务公司来经营,使管理者能集中精力致力于战略性的人力资源管理活动之中,从而达到管理绩效最优的目的。
根据科斯的观点,企业是取代市场,节约交易费用的一种形式,选择只存在于企业和市场二者之间,威廉姆森在上世纪80年代初提出了新的观点:“如果由于内部交易活动的长期合约安排将会出现,以节约交易费用。”即在市场短期交易和企业之间存在第三种有效形式——长期合约。如果通过内部化无法实现规模经济,或者监督成本过高,长期合约可以替代企业纵向一体化,节约交易使用。
1997年Mckinsey公司调查研究表明全球财富500强企业通过人力资源管理外包而使其劳工成本削减了25%-30%。在美国,出现了各种各样的“临时雇员”公司和专业的PEO(Professional Employer Organization)公司,这些公司为客户公司承担有关工资、福利、员工档案、招聘、录用、培训等管理工作并提供相关报告等,是为企业提供人力资源管理服务的专门机构。1995年的一份关于314家美国大公司的调查显示,这些公司中已经有26%的企业将公司的退休、其他津贴业务完全外包给这方面的专业公司。而近几年,“临时雇员”公司和PEO公司也逐渐进入国内并积极拓展业务。
人力资源管理外包是人力资源管理的一种新形式,近年来,在世界范围内日益兴起,渐成风潮;在欧美国家,人力资源管理外包已经发展到相当成熟的阶段,甚至已成为管理外包的领头羊。根据Gartnet最新调查,人力资源管理外包服务在2005年的收益将比2004年增长18%,并预测2006年此项业务收入将占所有管理外包收入的39%,这说明大部分公司对人力资源管理外包的效果是满意的。对国内企业来说,人力资源外包是舶来品,尽管国内企业的人事管理向人力资源管理转变刚刚起步不久,但现代人力资源管理理念和方法在国内还是得到了较快的普及。人力资源管理外包作为现代企业人力资源管理的未来之路,在国内企业中发展迅速。根据我们对北京、上海、广州、深圳等四个地区数百家企业的调查,59.2%的企业认为,人力资源管理外包可以提供高质量的人力资源管理服务,55.1%的企业高层管理领导认为人力资源管理外包是一个很好的人力资源管理方式。

现代企业人力资源管理外包的原因分析

内在动因
知识经济使人力资源管理成为专业性较强的社会化分工。200多年前,亚当•斯密就指出,劳动分工受到市场容量的限制。可以认为,市场容量的增大是劳动分工进一步增加的前提。贝克尔、杨小凯、黄有光等人的研究指出,整个人类社会所拥有的知识的增加和技术的进步,将导致市场一体化程度和市场容量同时增大,个人专业化程度和全社会职业多样化程度也将进一步提高。知识经济的产生出现了大量前所未有的以知识为特征的社会化分工,并且成为产业链的一个中间部分,人力资源管理外包是知识经济下新型劳动分工的体现。
PEO这样的人力资源管理外包公司的出现,意味着人力资源管理理论的发展和技术的进步,使人力资源管理日渐成为一种高度专业化的技能。知识的专业化使提供这种知识的服务有可能成为知识产品,通过市场分工实现其价值。企业的需求是人力资源管理外包的市场,当企业内部无力提供这种专业化服务,或者自主服务不具有规模经济性时,人力资源管理外包是一种有效的选择,即通过长期合约的形式,避免企业内部过高的人力成本和“协调成本”。通过人力资源管理外包,由专门的公司和专业人士集中处理事务,对外部服务机构来说具有规模效益,对客户公司来说可以降低成本。人力资源管理外包的性质更倾向于长期合约,由于人力资源管理活动的复杂性,外部服务机构和客户公司之间签订的合约不可能十分完备,需要建立起长期相互的信任。通过建立长期合约,交易双方减少交易中的机会主义,在降低交易成本的同时,降低短期交易带来的高度不客观要求确定性。
客观要求
中小企业管理资源不足产生人力资源管理外包的客观需求。中小企业面临的主要问题是资源不足,包括管理资源。不少中小企业由于规模的限制,没有设置人力资源管理职能部门,人力资源管理工作由办公室兼管;有的企业虽然设有人力资源部,但没有人力资源管理的专业人员,部门主要从事一些最为传统的行政性人事活动,如发放工资、负责考勤、填报表格等。由于管理资源的不足,中小企业往往没有系统的人力资源管理制度,不能给雇员提供完备的福利待遇和培训机会,更没有战略性的人力资源规划,在现实中则表现为难以招聘到高素质雇员,关键人员流动率高,员工满意度差。人力资源管理外包的出现,使中小企业有机会通过利用外部资源弥补自身的不足,大幅度提高自身的人力资源管理水平,在人才市场上与大企业争夺资源。

现代企业人力资源管理外包的现实意义

有助于留住优秀员工
人才安全问题已经成为企业人力资源管理过程中一个不可忽视的问题,如何留住关键性人才是企业发展所面临的最大挑战。优秀的PEO公司通常拥有人力资源管理各方面的专家,他们能够建立起一整套可以普遍适用于多家企业的综合性专业知识、技能、经验,为客户公司提供比他们自己做更为有效的人力资源管理工作,这些外部工作者了解员工的需求,能够提高员工的综合待遇,从而增加员工满意度,员工流失率自然就会下降。
降低人力资源管理成本
首先,优秀的PEO公司能够降低企业的福利开支。由于PEO公司代表多家企业与保险公司、数据处理公司等谈判,业务量大,在谈判中具有优势,能够取得规模经济。在美国,PEO公司代表多家公司和保险公司谈判,可为公司节省10%-50%的保险费。其次,这些外部服务机构由于具有专门知识,能帮助中小企业在招募雇员时降低风险,减少因用人不当造成的损失。再次,PEO公司为客户公司节约时间。中小企业的管理人员往往需要花费大量时间解答、协调员工工资、福利、聘用和解聘等方面问题。PEO公司的服务包括为员工解答工资、保险、假期等方面的疑问,不仅能够减轻客户公司这方面负担,减少管理人员时间的额外支出,而且能够缓解矛盾,减轻管理人员的责任。PEO公司汇集多家企业的培训需求,既可以为中小企业雇员提供培训机会,自身又可以获得规模效益。


提高人力资源管理效能
当企业的人力资源管理部门无力、不擅长或不便于满足某些要求时,将任务外包给社会上的专业服务公司或顾问人员无疑将是必然的选择。PEO公司和“临时雇员”公司可以帮助企业突破逐渐老化的管理模式,制定清晰的工作说明书和岗位规模,将员工考核记录及时归档,管理员工进出记录,建立人力资源管理信息系统等。有效的人力资源管理制度能改善工作环境,提高工作绩效,同时能够使企业更快更好地满足顾客的要求。

现代企业人力资源管理外包的运作流程

确定人力资源管理外包的内容
实施人力资源管理外包,首先要考虑外包的内容。我国在这方面尚无完善的法律法规,因此,在企业实施人力资源管理外包之前,必须先界定好某一职能是否真正需要外包。这里安全性是首先要考虑到的,一定要注意不能把关系企业核心能力的工作外包出去。一些繁琐的,重复性的工作可以外包,如人事档案管理可委托人才中心管理,国家法定的福利等可委托专门的机构管理,高度专业化的管理工作也可以外包,凡是不涉及企业核心能力和机密的职能,都可以考虑外包出去。
借鉴美国马里兰州大学学者David Le Park和Scolt Snell创立的人力资本雇佣模型理论,结合我国企业的具体实践,本文提供以下模型作为帮助企业决策的工具(见图1)。

该模型有两个基本维度:价值和独特性。如果一项人力资源管理职能或活动能为企业带来更大的与顾客价值相关的战略性利益,那么它就具有较高的价值。如果一项人力资源管理职能或活动特定于某一企业,或是在外部市场上难以获得的,那么它就具有较高的独特性。
在这两个维度的基础上我们可以把人力资源管理职能或活动分为四类:


第一,核心类。它们具有高价值并且是独特的,企业为了增强自身的核心竞争力,多将它们交给自己的人力资源管理部门实施。第二,外围类。它们为企业贡献价值的能力有限,并且外部市场的标准化足以满足企业的要求,比如工资发放、退休金等事务,把它们外包出去当然比自己施行更有效率。第三,传统类。它们虽然有助于企业获得竞争优势,但随着信息技术的发展,人力资源软件和数据库的功能升级而日益标准化,因此可以从组织外部很方便的得到。第四,独特类。它们虽然能满足企业的特殊需要但并不直接创造价值,如提高员工的士气,解决员工的冲突和抱怨等特殊人力资源管理活动都属于这一类。
参见上图可知,位于区域1和区域4范围内的人力资源管理职能或活动适宜由企业自身的人力资源部门来执行。位于区域2和区域3范围内的人力资源管理职能或活动适宜以业务外包的方式施行。
选择适合的外包服务商
人力资源管理外包服务商大致可分为三类:一类是普通的中介咨询机构,他们从事的业务很广,人力资源管理承包仅仅是他们诸多业务中的一项,企业可以把人力资源管理的某项工作完全交给他们去做;第二类是专业人才或人力资源管理服务机构,如英法等国新近出现的快速人员服务公司,就是专为企业人力资源管理外包服务的,国际盛行的“猎头公司”就属于这一类;第三类是高等院校、科研院所,企业可就一些专业性强的问题向他们寻求帮助。选择适当的外包服务商应该从以下几方面考虑:首先是价格。如果价格较高,甚至大于由企业自己承担的成本,那还不如不外包。其次是外包服务商的信誉和质量,它将对整项工作的完成和企业的发展起到决定性的作用。企业应对外包服务商是否有长期承诺等进行考察,从而选择到合适于本企业的外包服务商。
签订详细周密的外包协议
由于企业与外包服务商的非行政隶属关系,必须用具有法律效力的外包合同来约束双方的行为,这是企业和外包服务商合作的基础,是维持双方合作关系的可靠凭证,是直接关系到外包是否成功的关键因素。通过谈判所形成的详细周密的外包合同必须包括;外包的具体业务、承接各种业务的价格、双方的职责范围、合作的期限、工作的进度、预期所要达到的目标、因违规协议而应受到的处罚等项目。
加强与外包服务商的沟通
为了更好地管理人力资源,增强员工的满意度,企业内部必须配备必要的人员作为交流的媒介,强化外包服务商与内部员工的沟通。企业与外包服务商的合作是一个相互沟通相互交流信息的过程,外包服务商在开展业务时会因为不熟悉业务和人员而需要企业各部门及时提供信息作为开展业务的依据,而企业的业务发展也离不开外包服务商。
加强管理层与员工的沟通
针对员工的顾虑和猜疑,企业管理层应该做好充分的沟通,给予员工正确的引导,让他们理解外包并不等于工作机会的丢失,相反的是外包将意味着企业更加重视每一个员工的发展,并会依据企业未来发展的需要以及个人的兴趣爱好为他们制定个性化的发展方案以帮助他们能够尽快地胜任另一个更有挑战、更有意义的工作岗位。强调外包业务的正面意义并积极投入相应的资源,采取措施打消员工的顾虑。经过上述工作,人力资源管理外包就可以由相应的外包服务商来负责了。这期间,企业并不是消极等待,而是应该积极参与。一方面要注意人力资源管理外包风险的防范与控制,另一方面企业还应积极为外包服务商提供帮助,与内部各个层面进行合理有效沟通,从而最大限度地减轻外包工作的阻力。

现代企业人力资源管理外包注意事项

组织及文化特征
组织特征对人力资源管理外包决策的影响作用主要指人力资源管理独特性质对外包交易成本的影响。企业的人力资源管理系统越独特,人力资源管理外包的交易成本越大。众所周知,在现代竞争环境下,企业都试图用一种明显不同于其他组织的方式来管理内部的人力资源,这种管理方式经常是以隐性知识为基础的,由此决定了人力资源管理具有企业文化的性质与特征。当文化特征明显的企业进行人力资源管理外包时,其投入成本高,因为公司独特的人力资源管理实践限制外包提供方为其提供满意服务的能力,而这种高成本则反映在外部索要的高价服务上。反之,企业文化特征不明显的企业外包服务容易满足,它因为相似需求的增多而产生规模经济。
经营安全风险
外包时企业与外包服务商在合作过程中有关企业的信息透露是必然的,例如,在培训过程中,那些具有战略意义的项目,如企业文化建设、团队建设、产品技术创新、企业的经营理念,竞争对手的基本情况,根据调查得出的市场需求和发展趋势等一系列与保密和特色有关的内容,在培训过程中一旦泄露将给企业带来不堪设想的后果。另外在我国,目前尚无完善的法律法规去规范人力资源管理外包行业的运作,如果出现外包服务商因经营不善而倒闭,那么企业的合法权益将得不到保护。这些不确定的因素和随时都有可能发生的问题都给企业增加了经营安全上的风险。
对员工职业开发和管理的影响
在新的外部竞争环境下,人力资源管理的核心任务之一是实现对员工的绩效激励。这种激励作用表现在两个方面,其一,引导员工行为绩效向企业要求的目标靠近;其二,抑制员工不利于组织绩效的行为发生。在实施内部人力资源管理时,员工追求自我或本部门目标而牺牲组织整体利益的事情时有发生,从而产生组织管理成本。对该问题的解决有赖于控制机制和控制程度。一般认为,通过建立有效的内部劳动力市场是一种有效的途径。具体而言,它因为强调内部晋升机制,重视为员工的职业生涯发展提供通道,从而灌输了一种管理意图,员工对组织的持续贡献将获得更多的晋升和个人机会;企业也会通过员工的忠诚而降低内部管理成本。


在人力资源管理外包策略的驱动下,这种设计缜密的内部激励机制有可能受到瓦解。因为随着组织的扁平化和组织边界的模糊,“员工比组织长寿,员工对个人职业发展的忠诚必然高于对组织的忠诚”成为新一代知识员工的职业理念。正如20世纪90年代中后期提出的“无边界生涯观(Boundary less Career)”和员工的自我开发模式所解释的那样,员工的职业生涯选择会依据其技术专长,充分利用同一组织内部不同工作或不同组织、不同职业的资源去实现自身的职业发展目标。“无边界生涯观”的提出突破了组织对员工职业生涯发展的障碍,较有说服力地解释了在当今社会,雇员不断转换工作和职业,在企业间频繁流动,搜寻职业发展资源的原因与途径,也唤起对人力资源管理外包的文化思考。因此,随人力资源管理外包而出现的员工组织忠诚度降低和流动率升高的问题,往往被认为是人力资源管理外包的弊端之一,而且随着一些全面外包形式的发展,例如员工租赁等,愈发显示出对员工激励和企业文化的负面影响。

妥善安置冗余雇员
企业将某些人力资源管理职能外包后,原来负责该项业务的人力资源部的一些员工则可能被换岗,甚至被辞退。因为处置雇员不当而有可能招致讼案,解决此问题的方法可以考虑推荐精于该项业务的员工到承包该业务的外包服务公司,使本公司雇员通过承包合同转为外包公司的雇员。这样做,一方面可以为专业人力资源公司输入新鲜的血液,壮大专业人力资源管理的队伍,另一方面,由于转雇的员工对原企业了解,在协调双方业务方面具有得天独厚的优势。

现代企业人力资源外包的未来发展动向

图2显示了现代企业人力资源管理外包的发展趋势。人力资源管理外包是一个进化中的过程,20世纪90年代以来,人力资源管理外包呈现出以下发展趋势:
项目扩大化
实行人力资源管理外包的企业,在开始时通常只有一两项人力资源职能或某一职能中的一两个活动。但在与外部服务商合作的过程中,企业得到越来越好的成本效益;并且由于人员缩减、成本控制的压力,于是,愿意将更多的人力资源职能外包出去,同时,随着人力资源管理外包服务商的服务能力的提升,其所提供的服务项目和范围也在不断扩大。在两方面原因共同作用下,人力资源管理外包从最初的单项培训活动、福利管理活动外包,发展到今天的人员招聘、工资发放、薪酬方案设计、国际外派人员服务、人才租赁、保险福利管理、员工培训与开发、员工援助计划等更多方面的人力资源管理活动外包。
形式多样化
人力资源管理外包的市场需求看好,越来越多的服务商也应运而生;而且大多数服务商都能以合理的价格来提供相应的服务。面对广泛的选择,企业常常感到难以判断和抉择。很少企业内部有人力资源管理外包方面的专家,而这种专家对于有效处理外包项目又是必须的。企业再一次向外部寻求帮助,利用具有特定职能外包专业知识的外部专家来进行外包项目的分析、谈判和决策,以及部分外包过程的管理,可谓外包之外包。于是,许多著名的人力资源外包服务商又有了新的人力资源外包业务方向。
对象全球化
经过大规模兼并重组而产生的大型人力资源管理服务商立志于开拓全球范围的全面人力资源职能外包市场,将其服务对象确定在国际型、全球型大企业,为此它们在全球范围广泛开设分支机构,密切关注国际型企业的战略规划与人力资源管理体制改革,积极开发全球人力资源管理解决方案。专家认为,人力资源管理外包对象全球化是当前人力资源管理领域最大的发展趋势,它将对企业人力资源管理活动产生巨大影响。
人力资源管理外包是一种有效的人力资源管理策略,为现代企业实现战略人力资源管理提供了一条可行的路径。人力资源管理外包在我国才刚刚起步,还有大量的问题有待研究;在经济全球化的今天,发达国家企业的管理创新就是我国企业明天的管理实践,可以通过更多学者对人力资源外包的深入研究和理论创新,借鉴发达国家企业人力资源管理外包的经验,推进我国人力资源管理外包的实践。
参考文献:
1.彭剑锋.人力资源管理概论.复旦大学出版社,2003
2.[美]玛丽•F•库克/著.吴雯芳/译 人力资源外包策略.中国人民大学出版社,2003
3.李新建.人力资源管理职能外包及其战略特征探析.科学管理研究,2004

(来源:文章屋网 www.wzu.com


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